Infotheek

7.19 Informatie: Checklist Bestuurlijke Aansprakelijkheid

Wel of niet verzekeren tegen bestuurlijke aansprakelijkheid?

In principe is deze verzekering niet nodig.

Waar moet u op letten? Verenigingen of stichtingen moeten hun statuten bij de notaris laten opstellen en vervolgens ingeschreven worden in het handelsregister van de kamer van Koophandel. U bent dan een verenging of stichting met volledige rechtsbevoegdheid.
Alle risico dragende investeringen moeten door het bestuur democratisch en met een meerderheid van stemmen goedgekeurd worden en deze afspraken moeten goed genotuleerd worden. Bij verenigingen moet het voorstel ook in een algemene ledenvergadering ter stemming worden aangeboden.
Mocht het eventueel toch fout gaan, dan is wel de vereniging of stichting verantwoordelijk maar niet de bestuurders.

Indien uw vereniging niet is ingeschreven bij de kamer van koophandel en/of geen statuen heeft, bent u een zg. informele vereniging. Bestuursleden zijn dan altijd aansprakelijk met hun privé vermogen bij aanspraken door derden!

De bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering dekt aanspraken van derden wanneer deze in hun vermogen zijn aangetast.

Voorbeeld: Een voorzitter krijgt het idee om een nieuwe kantine te laten bouwen. Hij maakt afspraken met een bouwbedrijf, die vervolgens een bouwtekeing, een maquette en een offferte maakt. Met deze gegevens gaat de voorzitter vervolgens naar zijn bestuur en vraagt hun in te stemmen met zijn plannen. Het bestuur is het niet met de plannen eens en ook de leden willen niet met het plan akkoord gaan.
Het bouwbedrijf heeft voor al zijn werk en de misgelopen inkomsten een schadepost van 100.000 euro. Deze kosten worden verhaalt op het prive bezit van de voorzitter.

Bestuursleden van Non-profit organisaties zijn meestal vrijwilligers. Voor de wet maakt dat niets uit. Een bestuurslid verplicht zich tot het leveren van een inspanningsverplichting en handelt naar eer en geweten. Het is aan te bevelen, om de verschillende bestuursfuncties te laten bekleden door mensen die ervaring hebben met de functie die zij gaan bekleden in het bestuur. Onwetendheid is geen grond om vrijgesteld te worden van bestuurlijke aansprakelijkheid. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent als je plaatsneemt in een bestuur. Neem gedegen kennis van de statuten, de inschrijving kamer van Koophandel, het bestuurdersreglement en de laatste goedgekeurde jaarrekening. Informeer naar risicovolle investeringen die onlangs gedaan zijn of binnenkort gedaan worden. Hoe is de financiële positie van de organisatie als je aantreedt en is de administratie actueel bijgewerkt.

Vervolgens zijn er diverse punten waar een bestuur op moet letten. (e.e.a. afhankelijk van de organisatie en de financiële risico's van die organisatie.)
Is de inschrijving kamer van Koophandel actueel (zijn de zittende bestuurders vermeld)
Heeft de organisatie een statuut bij de notaris laten opstellen, is er een bestuur reglement. Sluiten de huidige activiteiten van de organisatie aan bij de omschreven doelstelling.
Hoe is de tekenbevoegdheid geregeld. Beperkte tekenbevoegdheid van bv de penningmeester en bij grotere uitgaven altijd twee personen laten tekenen. Hoogte van het bedrag is afhankelijk van de organisatie. Voor de ene is dat € 100,00 voor de ander € 10.000,00
Alle bestuursleden krijgen regelmatig een actueel overzicht van de administratie.
Check de gegevens met het afschrift van de bank! Oplossing: vraag een kopie bankafschrift aan voor bv. de secretaris. Die kan vervolgens kopieën beschikbaar stellen aan de overige bestuursleden, bij het verzenden van de notulen.
Notulen dienen een goed verslag van de bestuursvergadering weer te geven. Met name als er besluiten genomen dreigen te worden die op termijn financiële gevolgen kunnen hebben. Zorg ervoor dat het stemgedrag van de bestuurders goed vermeld wordt. Bent u het niet eens met een besluit, laat dat opnemen in de notulen. Is er spraken van een groot risico en u bent het er niet mee eens, treed dan af! De notulen moeten zeven jaar bewaard blijven en dienen als bewijs! Indien uw organisatie niet kan voldoen aan zijn betalingsverplichting bv. bij de Belastingdienst, het Pensioenfond, het UWV, dan moet u dat binnen 14 dagen aan die organisatie melden. Anders krijgt u te maken met een omgekeerde bewijslast en loopt u het risico persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden. U meldt aan de organisatie u (tijdelijk) uw niet aan uw betalingsverplichting kan voldoen. Eventueel met een verzoek om uitstel dan wel een afbetalingsregeling. Laat schulden niet te hoog oplopen, in afwachting van bv een sponsor of subsidie. Neem tijdig actie.

Aansprakelijk bij ongeval.
Een ongeval zit in een klein hoekje. Het komt steeds vaker voor, dat personen of verzekeringmaatschappijen een claim indienen bij de organisatie die verantwoordelijk was voor de activiteit waar het ongeval plaatsvond.
Het bestuur moet proberen om zoveel mogelijk de risico's te verkleinen. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden. Let op de veiligheid (arbo-check), stel regels op voor uw vrijwilligers en deelnemers. Zorg voor voldoende toezicht. Biedt uw vrijwilligers een EHBO cursus aan. Sluit de noodzakelijke verzekeringen af. WA, Ongevallenverzekering, Brandverzekering. Controleer of de regels worden nageleefd. U kunt taken overdragen aan bv. een directeur, personeel of vrijwilligers, maar het bestuur blijft de verantwoording dragen. Zorg ervoor dat u goed geïnformeerd blijft over de gang van zaken binnen uw organisatie. Een bestuur op afstand loopt grote risico's!

7.19 Download 'Checklist bestuurders aansprakelijkheid.doc' (27.5 KB)  

[ Terug ]